Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gem. Art. 30 DSGVO
A. Hauptblatt
1. Angaben zum Verantwortlichen:
Name: SG Motor Arnstadt e.V.
Straße: Kleiner Bierwg 6
PLZ, Ort: 99310 Arnstadt
Telefonnummer: 03628/79987
E-Mail-Adresse: info@motor-arnstadt.de
Internet-Adresse: www.motor-arnstadt.de
2. Angaben zum Vertreter des Verantwortlichen:
Der Verantwortliche wird gesetzlich vertreten durch den Vorstand gemäß § 26 BGB:
2.1. der 1. Vorsitzende Herr Dr. Konrad Schreier
2.2. die 2. Vorsitzende Frau Petra Eckold
jeweils zur Einzelvertretung berechtigt; Angaben zur Erreichbarkeit wie Ziffer 1.
3. Angaben zum Datenschutzbeauftragten:
Name: Tilo Werner, SG Motor Arnstadt e.V.
Der Datenschutzbeauftragte
Straße: Kleiner Bierweg 6
PLZ, Ort: 99310 Arnstadt
Telefonnummer: 03628/79987
E-Mail-Adresse: datenschutzbeauftragter@motor-arnstadt.de
4. Zuständige Aufsichtsbehörde:
Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit in Thüringen, Dr. Lutz Hasse Häßlerstr. 8, 99096 Erfurt poststelle@datenschutz.thueringen.de
Meldung des/r Datenschutzbeauftragten ist erfolgt: ( ) Ja, am XX.XX.XXXX ( x ) Nein
5. Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation
Die Übermittlung findet nicht statt und ist auch nicht geplant.
B. Einzelblatt
| Verarbeitungstätigkeit: Mitgliederverwaltung | ||
| Datum der Einführung: 25.05.2018 | Datum der letzten Änderung: –.–.—- | |
| 1. Verantwortlicher Fachbereich | Vorstand | |
| 2. Betroffene Personen- kategorie | Mitglieder | |
| 3. Kategorien der personen-
bezogenen Daten |
3.1. Vorname, Nachname
3.2. Geschlecht 3.3. Geburtsdatum 3.4. Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort) 3.5. Telefonnummer 3.6. E-Mail-Adresse 3.7. Bankverbindung 3.8. Datum des Vereinsbeitritts 3.9. Abteilungs-/Mannschaftszugehörigkeit 3.10. Funktionen im Verein 3.11. Lizenzerwerb/Spielerpass 3.12. Sportliche Einsätze 3.13. Bilderveröffentlichungen |
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| 4. Zwecke der Verarbeitung | 4.1. Verwaltung der Mitgliedschaft einschließlich der
Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses und der Öffentlichkeitsarbeit 4.2. Beitragseinzug 4.3. Lizenzerteilung durch den Landesfachverband |
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| 5. Rechtsgrundlagen der
Verarbeitung |
zu 3.1 bis 3.4., 3.8 bis 3.12: erforderlich zur Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO
zu 3.5 bis 3.7: aufgrund einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO 3.13.: aufgrund einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO und zur Wahrung berechtigter Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO i.V.m. § 22 ff. Kunsturhebergesetz |
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| 6. Kategorien von Empfängern | 6.1. Interne Empfänger:
Geschäftsstelle: 3.1. bis 3.13. Vorstand: 3.1. bis 3.13. Schatzmeister: 3.1. bis 3.13. Abteilungsleiter: 3.1. bis 3.6., 3.8. bis 3.13. Trainer: 3.1. bis 3.6., 3.8. bis 3.12
6.2. Externe Empfänger: Landesfachverband: 3.1. bis 3.4., 3.8.,3.12. Sparkasse Arnstadt/Ilmenau: 3.1., 3.7.
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| 7. Fristen für die Löschung der
verschiedenen Daten- kategorien (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. f) DSGVO)
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7.1. Löschung innerhalb eines Monats nach
Beendigung der Mitgliedschaft:
3.4 bis 3.7, 3.11
7.2. Löschung nach Ablauf von 10 Jahren nach Beendigung der Mitgliedschaft:
3.1. bis 3.3., 3.8 bis 3.9.
Innerhalb dieses Zeitraums erfolgt die Einschränkung der Verarbeitung ausschließlich für steuerliche Zwecke.
7.3. Dauerhafte Speicherung der Daten im Vereinsarchiv für Zwecke der Vereinschronik:
3.1, 3.9, 3.10, 3.12, 3.13.
Die Verarbeitung (Speicherung und Veröffentlichung) erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins, solange kein Widerspruch durch die betroffene Person vorliegt. |
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| 8. Technische und organisa-
torische Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 Abs.1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. g) DSGVO) |
8.1. Datenschutzordnung der SG Motor Arnstadt
e.V.
8.2. Art der eingesetzten Datenverarbeitung
Privat-PC, Mitgliederverwaltungs- und Buchführungsprogramm „Netxp Verein“
8.3. Konkrete technische und organisatorische Maßnahmen
8.3.1. Zugangs-/Benutzerkontrolle: Passwortvergabe durch Schatzmeister (5-stellig mit Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen), Vergabe durch Geschäftsführer, Kopie des Passwortes an 1. Vorsitzende, 8.3.2. Zugriffskontrolle: Berechtigungskonzept vorhanden, Protokollierung des Zugriffs und der vorgenommenen Veränderungen,
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Arnstadt, den 01.05.2018
gez. der Vorstand gemäß § 26 BGB
C. Einzelblatt
| Verarbeitungstätigkeit: Verwaltung der Übungsleiter/innen, Vereinsmanager/innen und Jugendleiter/innen
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| Datum der Einführung: 25.05.2018
|
Datum der letzten Änderung: –.–.—- | |
| 1. Verantwortlicher Fachbereich | Vorstand | |
| 2. Betroffene Personenkategorie | Übungsleiter | |
| 3. Kategorien der personen-
bezogenen Daten |
3.1. Vorname, Nachname
3.2. Geschlecht 3.3. Geburtsdatum 3.4. Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort) 3.5 . Telefonnummer 3.6. E-Mail-Adresse 3.7. Bankverbindung 3.8. Beginn der Tätigkeit 3.9. Erklärung Ehrenkodex 3.10. Ergebnis der Einsichtnahme in das erweiterte Führungszeugnis 3.11. Einsatzzeiten und Zahlungen 3.12. Lizenzen inkl. Lizenznummer 3.13. Erklärung über die Inanspruchnahme des Übungsleiterfreibetrages |
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| 4. Zwecke der Verarbeitung | 4.1. Verwaltung der eingesetzten
Übungsleiter/innen, Vereinsmanager/innen, Jugendleiter/innen einschließlich der Abrechnung |
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| 5. Rechtsgrundlagen der
Verarbeitung |
zu 3.1 bis 3.12: erforderlich zur Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO | |
| 6. Kategorien von Empfängern | 6.1. Interne Empfänger:
Geschäftsstelle: 3.1. bis 3.13. Vorstand: 3.1. bis 3.13. Schatzmeister: 3.1.bis 3.13.
6.2. Externe Empfänger: Landessportbund: 3.1. bis 3.4., 3.9., 3.12. Sparkasse Arnstadt/Ilmenau: 3.1., 3.7. |
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| 7. Fristen für die Löschung der
verschiedenen Datenkategorien (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. f) DSGVO)
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7.1. Löschung innerhalb eines Monats nach
Beendigung der Tätigkeit:
3.5. bis 3.7., 3.9., 3.10.
7.2. Löschung nach Ablauf von 10 Jahren nach Beendigung der Tätigkeit:
3.1. bis 3.4., 3.8., 3.11. bis 3.13.
Innerhalb dieses Zeitraums erfolgt die Einschränkung der Verarbeitung ausschließlich für steuerliche Zwecke. |
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| 8. Technische und organisa-
torische Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 Abs.1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. g) DSGVO) |
siehe Einzelblatt B.
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Arnstadt, den 01.05.2018
gez. der Vorstand gemäß § 26 BGB
